Abwesenheit · Arbeitszeit · Einsatzplanung
Taktavo verbindet Abwesenheiten, Zeiterfassung und Einsatzplanung in einem System. Ein genehmigter Urlaub senkt das Soll im Zeitkonto und hält den Dienstplan an diesen Tagen frei – ohne doppelte Pflege. Für Organisationen mit mehreren Standorten, Teams und Mandanten.
Module
Starten Sie mit der Abwesenheitsverwaltung und schalten Sie Zeiterfassung und Einsatzplanung zu, wenn Sie sie brauchen – je Mandant und ohne neue Installation. Wer Zeiten erfasst oder eingeplant wird, legen Sie je Mitarbeiter fest.
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten beantragen, freigeben und verbuchen – mit Urlaubskonten, die selbst rechnen.
Arbeitszeit so erfassen, wie es zum Arbeitstag passt – per Stempeluhr, im Wochenraster oder gesammelt nachgetragen. Das Zeitkonto rechnet mit.
Dienste nach Bedarf planen: wie viele Personen, mit welcher Qualifikation – und wer dafür in Frage kommt, zeigt das Board schon beim Ziehen.
Zusammenspiel
Die Module teilen sich Mitarbeitende, Teams, Kalender und Rechte. Was in einem passiert, wirkt im anderen – ohne Export und ohne Abgleich von Hand.
AbwesenheitenZeiterfassung
Genehmigte Abwesenheiten, Feiertage und Schließtage mindern die Sollzeit von selbst – halbe Tage anteilig. Wird ein Urlaub storniert, stimmt das Zeitkonto sofort wieder.
AbwesenheitenEinsatzplanung
Wer genehmigt abwesend ist, lässt sich nicht einplanen; beantragter Urlaub erscheint als Warnung. Kolleginnen und Kollegen sehen im Plan nur „abwesend“ – nie den Grund.
EinsatzplanungZeiterfassung
Schon beim Planen zeigt das Board geplante Stunden und den voraussichtlichen Saldo je Person. Auf Wunsch bestimmt der veröffentlichte Plan die Sollzeit.
ZeiterfassungAbwesenheiten
Eine Abwesenheitsart „Freizeitausgleich“ baut den Saldo ab, statt nur das Soll zu senken – beantragt und genehmigt wie ein Urlaub.
Alle Module
Urlaubsanträge, Monatsabschlüsse und – wo ein Betriebsrat mitbestimmt – Dienstpläne laufen durch dieselben Workflows: ein- oder mehrstufig, mit Vertretung und Eskalation.
Alle Module
Abwesenheiten und Dienste erscheinen im selben abonnierten Kalender. Rechte, Benachrichtigungen und der eingebaute Leitfaden gelten über alle Module.
Taktavo fügt sich in die vorhandene Landschaft ein – in beide Richtungen, eingerichtet von Ihrer Administration.
Aus vorhandenen Benutzerverzeichnissen: Neue werden angelegt, Änderungen übernommen, Ausgeschiedene gesperrt.
Über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation (Single Sign-on) – ohne eigenes Passwort für Taktavo.
Etwa für die Stunden- und Vertretungsplanung: über eine abgesicherte Schnittstelle, standardmäßig nur „abwesend“ – nie der Grund.
Für wen
Jede Person sieht genau das, was sie braucht – und nur das, wofür sie berechtigt ist. Ausgeschaltete Module erscheinen gar nicht erst.
Betrieb & Sicherheit
Taktavo läuft bei Ihnen – nicht in einer fremden Cloud. Sie behalten die Kontrolle über Daten, Zugänge und Mailversand.
Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder beim Träger, auf Windows Server mit IIS. Die Daten liegen in Ihrer SQL-Server-Datenbank.
Rollen je Mandant frei anpassbar: Vorgesetzte sehen ihr Team, die Personalabteilung ihren Mandanten – und niemand mehr als nötig. Nach Inaktivität meldet Taktavo automatisch ab.
Ein Audit-Trail hält fest, wer wann was geändert hat – an Anträgen, Zeiten und Diensten. Konto- und Korrekturbuchungen sind lückenlos belegt.
E-Mails gehen über Ihren Mailserver. Ein Zustellprotokoll zeigt jede Nachricht, fehlgeschlagene werden automatisch wiederholt.
Vor dem Start lässt sich Taktavo im Testbetrieb mit Beispieldaten ausprobieren – ein eingebauter Leitfaden führt jede Rolle durch die Anwendung.
FAQ
Fragen zu einzelnen Modulen beantworten die Seiten Abwesenheiten, Zeiterfassung und Einsatzplanung sowie zum FokusTakt und zum TaktGefühl.
Auf Deutsch und Englisch. Jede Person wählt ihre Sprache in den eigenen Einstellungen – Menüs, Benachrichtigungen und der eingebaute Leitfaden richten sich danach. So arbeitet ein Team in einem System, jede und jeder in der eigenen Sprache.
Nein. Die Abwesenheitsverwaltung ist der Kern. Zeiterfassung und Einsatzplanung schalten Sie je Mandant zu, wenn Sie sie brauchen, und legen je Mitarbeiter fest, wer Zeiten erfasst oder eingeplant wird. Ausgeschaltete Module erscheinen weder im Menü noch im Leitfaden.
Auf Ihrem eigenen Server. Taktavo wird bei Ihnen installiert, die Daten liegen in Ihrer Datenbank, und E-Mails verschickt Taktavo über Ihren Mailserver.
Ja. Eine Installation trägt mehrere Mandanten mit eigenen Teams, Standorten und Rollen. Feiertage richten sich nach dem Bundesland des Standorts, und Vorgesetzte oder Vertretungen dürfen auch aus einem anderen Mandanten kommen.
Ja. Die Oberfläche passt sich jedem Bildschirm an und lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren – ganz ohne App-Store. Urlaub beantragen, stempeln und den eigenen Dienstplan ansehen geht damit auch unterwegs.
Ja, etwa am Empfang, im Pausenraum oder in der Werkstatt. Wer eine Weile nichts eingibt, wird automatisch abgemeldet; zwei Minuten vorher erscheint ein Hinweis, über den man angemeldet bleibt. Zusätzlich endet jede Sitzung nach einer Höchstdauer, auch bei durchgehender Arbeit. Beide Zeiten legt Ihre Administration je Mandant fest – neue Mandanten starten mit einer Stunde Inaktivität und zwölf Stunden Höchstdauer.
Mitarbeitende und Kontingente lassen sich importieren, Benutzer werden per E-Mail eingeladen. Pflegen Sie Ihr Personal bereits in einem anderen System, übernimmt Taktavo es per Abgleich von dort – wer schon in Taktavo steht, wird dabei verknüpft statt doppelt angelegt. Teams weisen Sie in der Masse per Auswahl oder Liste zu. Im Testbetrieb probieren Sie alles mit Beispieldaten aus, und der eingebaute Leitfaden erklärt jeder Rolle ihre Seiten – auch die der Zeiterfassung und Einsatzplanung.
Ja. Taktavo gleicht Mitarbeitende mit vorhandenen Benutzerverzeichnissen ab: Neue werden angelegt, Änderungen übernommen, Ausgeschiedene gesperrt – mit Probelauf und lückenlosem Protokoll. Die Anmeldung kann über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation laufen (OpenID Connect, Single Sign-on). Die Verbindung richtet Ihre Administration selbst ein; Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, und ein Notzugang für Administratoren bleibt immer erhalten.
Ja. Ein verbundenes System – etwa die Stunden- oder Vertretungsplanung – ruft über eine abgesicherte Schnittstelle ab, wer an welchen Tagen fehlt, und erfährt auch, wenn eine Abwesenheit wieder entfällt. Ihre Administration schaltet das je System frei und vergibt eigene Zugangsdaten, die sich jederzeit erneuern oder entziehen lassen. Standardmäßig wird nur „abwesend“ übermittelt; Gründe wie Krankheit, Kommentare und Namen bleiben in Taktavo.
In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen Taktavo mit Ihren Abläufen – vom Urlaubsantrag über den Monatsabschluss bis zum veröffentlichten Dienstplan.
Lieber gleich selbst ausprobieren? Zur Demo-Umgebung
