Schichtarten
Früh, Spät, Nacht, Bereitschaft oder Schulung – mit Zeiten, Pause und Farbe. Die Nettozeit rechnet Taktavo selbst, auch über Mitternacht.
Modul Einsatzplanung
Planen. Prüfen. Veröffentlichen.
Legen Sie fest, wie viele Personen mit welcher Qualifikation je Schicht oder Zeitfenster gebraucht werden, und besetzen Sie den Bedarf per Drag & Drop. Taktavo prüft dabei gegen Urlaub, Arbeitszeitgesetz und Zeitkonto und zeigt schon beim Ziehen, wer passt.
- Drag & Drop, auch per Tastatur
- Prüfung beim Planen
- Für Betriebe mit Betriebsrat
Board „Nach Schichten“: Tim Hoffmann passt in die Spätschicht, die Nachtschicht am Donnerstag braucht noch eine Schichtleitung.
Funktionen
Vom Bedarf zum fertigen Plan.
Für Schichtbetriebe ebenso wie für Teams mit überlappenden Diensten – etwa Empfang, Service oder Betreuung.
Bedarf je Schicht oder Zeitfenster
Mindest- und Zielbesetzung je Wochentag, mit Abweichungen für einzelne Tage. Wo Dienste überlappen, auch als Bedarf je Viertelstunde.
Qualifikationen
Schichtleitung, Ersthilfe oder Fachkraft – mit Ablaufdatum. Der Bedarf verlangt sie, das Board prüft sie, und Abgelaufenes ist rot markiert.
Planungsboard
Personen in Dienste ziehen, verschieben, tauschen – mit Mehrfachauswahl, Rückgängig und automatischem Speichern. Jeder Handgriff geht auch per Tastatur.
Drei Ansichten
Nach Schichten, nach Personen oder als Tagesverlauf mit Abdeckungsband: Wo zu einer Uhrzeit Personen fehlen, sieht man auf einen Blick – samt Vorschlägen, wer einspringen kann.
Prüfung beim Planen
Beim Anfassen einer Person färben sich die Zellen: grün passt, gelb mit Warnung, rot gesperrt. Geprüft werden Urlaub, Ruhezeit, Tageshöchstzeit, Wochenstunden, Qualifikation und Tage in Folge.
Stunden und Saldo im Blick
Je Person geplante gegen vertragliche Stunden und – mit der Zeiterfassung – der voraussichtliche Saldo. Wer im Minus ist, trägt in der Personenleiste „bevorzugt einplanen“.
Lücken füllen
Ein Klick verteilt die verfügbaren Personen auf offene Dienste – ohne Fehler und Sperren, auch für eine leere Woche. Erst Vorschau, dann übernehmen; vorhandene Dienste bleiben, wie sie sind.
Vorlagen und Rhythmen
Vorwoche kopieren, Wochen als Vorlage speichern oder Schichtrhythmen mit Versatz ausrollen. Gesperrte Tage werden übersprungen und genannt.
Veröffentlichen mit Versionen
Eingeplante werden benachrichtigt. Spätere Änderungen brauchen einen Grund und gehen nur an die Betroffenen – kurzfristige sofort, die übrigen gesammelt.
Freigabe durch den Betriebsrat
Auf Wunsch geht der Plan vor der Veröffentlichung durch einen Freigabe-Workflow. Dienstpläne sind mitbestimmungspflichtig – Taktavo bildet das ab.
Ausfälle sofort sichtbar
Wird nach der Veröffentlichung Urlaub genehmigt oder eine Krankheit gemeldet, wird der Dienst zum Ausfall. Die Lücke erscheint im Board, die Planenden werden benachrichtigt.
Für Mitarbeitende
Der veröffentlichte Plan kommt dort an, wo er gebraucht wird – mobil zuerst.
Mein Einsatzplan
Nächster Dienst mit den Kollegen der Schicht, Stunden der Woche und Änderungen – als Liste fürs Smartphone.
Im eigenen Kalender
Dienste im Kalender-Abo neben den Abwesenheiten. Verschobene Dienste werden aktualisiert, nicht verdoppelt.
Wünsche äußern
Freie Tage, Dienste oder Zeiten wünschen – mit Kontingent für wichtige Wünsche und Rückmeldung nach der Veröffentlichung.
Tauschen und abgeben
Dienste mit Kollegen tauschen, abgeben oder offene Schichten übernehmen – angeboten wird nur, was ohne Sperre passt, und gültig wird es nach Zustimmung und Genehmigung.
Ablauf
So entsteht ein Plan.
Vom Bedarf bis zum Aushang – mit Prüfung bei jedem Schritt und auf Wunsch mit Freigabe durch den Betriebsrat.
-
Bedarf festlegen
Mindest- und Zielbesetzung je Schicht oder Zeitfenster, Qualifikationen inklusive.
-
Planen
Per Drag & Drop, aus einer Vorlage, als Rhythmus oder mit „Lücken füllen“.
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Prüfen
Die Prüfliste sammelt Fehler und Warnungen – ein Klick springt zur Stelle im Plan.
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Freigeben
Optional durch den Betriebsrat, über denselben Workflow-Editor wie Urlaubsanträge.
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Veröffentlichen
Eingeplante werden benachrichtigt und sehen ihre Dienste – auch im Kalender.
Zusammenspiel
Der Plan weiß, wer da ist.
Abwesenheiten und Zeitkonto stehen beim Planen schon im Board – ohne Rückfrage bei der Personalabteilung.
AbwesenheitenEinsatzplanung
Kein Dienst im Urlaub
Genehmigte Abwesenheiten sperren das Einplanen, beantragte erscheinen als Warnung. Kolleginnen und Kollegen sehen nur „abwesend“ – nie den Grund.
ZeiterfassungEinsatzplanung
Saldo beim Planen
Wer viele Überstunden hat, wird rot; wer im Minus ist, wird vorgeschlagen. Eingereichte oder abgeschlossene Monate lassen sich nicht mehr verplanen.
EinsatzplanungZeiterfassung
Der Plan wird zum Soll
Auf Wunsch bestimmt der veröffentlichte Plan die Sollzeit; ob ein Dienst am Feiertag als Soll zählt, stellen Sie ein. Abgeschlossene Monate bleiben unberührt.
Einblick
Ein Blick ins Planungsboard.
Für Planende am großen Bildschirm, für Mitarbeitende mit dem eigenen Einsatzplan – hell oder dunkel.
FAQ
Fragen zur Einsatzplanung.
Allgemeine Fragen zu Betrieb, Einführung und Anbindung stehen auf der Startseite.
Brauche ich dafür die Zeiterfassung?
Nein. Ohne Zeiterfassung zeigt das Board die geplanten Stunden gegen die vertraglichen. Mit Zeiterfassung kommen der voraussichtliche Saldo je Person dazu, die Sperre für abgeschlossene Monate und auf Wunsch das Soll aus dem veröffentlichten Plan.
Was prüft Taktavo beim Planen?
Die Regeln kennen vier Stufen. Sperren wie genehmigter Urlaub, überschneidende Dienste oder ein abgeschlossener Monat lassen sich nicht übergehen. Fehler, Warnungen und Hinweise – etwa Ruhezeit, Tageshöchstzeit, Wochenstunden, fehlende Qualifikation oder zu viele Nächte in Folge – stellen Sie je Regel auf die passende Stufe. Fehler lassen sich mit Begründung bestätigen; die Begründung landet im Audit.
Erstellt Taktavo den Plan automatisch?
„Lücken füllen“ verteilt die verfügbaren Personen auf offene Dienste, sodass weder Fehler noch Sperren entstehen. Das Verfahren ist nachvollziehbar: gleiche Daten, gleiches Ergebnis. Vorhandene Dienste bleiben unangetastet, und Plätze, für die niemand in Frage kommt, bleiben mit Begründung offen – der Plan wird nicht „irgendwie“ voll.
Können mehrere Personen gleichzeitig planen?
Ja. Jeder Dienst trägt einen eigenen Stand. Ändert jemand anderes denselben Dienst zur selben Zeit, wird nichts überschrieben: Die Zelle lädt neu und zeigt den aktuellen Stand.
Wie wird der Betriebsrat eingebunden?
Optional geht der Plan vor der Veröffentlichung durch einen Freigabe-Workflow. Bis zur Genehmigung ist er für Planende gesperrt und für Mitarbeitende unsichtbar; eine Ablehnung bringt den Entwurf mit Begründung zurück. Die Genehmigenden hinterlegen Sie im Workflow-Editor.
Was passiert, wenn nach der Veröffentlichung jemand krank wird?
Der betroffene Dienst wird als Ausfall markiert und zählt nicht mehr zur Besetzung. Die Lücke erscheint im Board, und die Planenden des Teams werden benachrichtigt. Wird die Abwesenheit storniert, steht der Dienst wieder im Plan.
Lässt sich der Plan aushängen oder exportieren?
Ja. Die Woche passt als Aushang auf eine Seite A4 quer – auch schwarzweiß lesbar, Entwürfe mit Vermerk. Dazu gibt es einen Excel-Export der Planperiode mit einem zweiten Blatt für die Summen.
Weitere Module
Zusammen noch stärker.
Grundmodul
Abwesenheiten
Urlaubsanträge, mehrstufige Freigaben und Urlaubskonten – genehmigte Abwesenheiten stehen sofort im Board.
Mehr zu Abwesenheiten
Zuschaltbar
Zeiterfassung
Stempeluhr und Zeitkonto – damit das Board beim Planen den voraussichtlichen Saldo je Person kennt.
Mehr zur ZeiterfassungSehen Sie die Einsatzplanung in Aktion.
In einer kurzen Demo planen wir eine Woche mit Ihren Schichten, Ihrem Bedarf und Ihren Regeln.