Stempeluhr
Ein Klick zum Ein- und Ausstempeln, mit laufender Dauer und einer Notiz, woran gearbeitet wurde. Auf Wunsch ist die Notiz beim Ausstempeln Pflicht.
Modul Zeiterfassung
Stempeln. Prüfen. Abschließen.
Die Zeiterfassung kennt Sollzeiten, Feiertage und Abwesenheiten schon – Mitarbeitende erfassen nur noch, was sie gearbeitet haben. Das Zeitkonto rechnet mit, Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz kommen von selbst, und am Monatsende geht alles durch eine Freigabe.
- Stempeln auf jedem Gerät
- Hinweise nach ArbZG
- Monatsabschluss mit Freigabe
Woche mit Stempeluhr: halber Urlaubstag, Tagesprofil am Donnerstag und ein Hinweis zur Pause.
Funktionen
Erfassen, wie es zum Arbeitstag passt.
Ob minutengenau an der Stempeluhr oder einmal die Woche nachgetragen: Taktavo macht das Erfassen kurz und rechnet den Rest selbst.
Woche und Monat
Jeder Tag mit Soll, Ist und Differenz, Feiertage und Abwesenheiten markiert. Erfasst wird von–bis oder als Dauer; „Wie gestern“ übernimmt den letzten Tag.
Tagesprofile
Wiederkehrende Abläufe wie Besprechung, Projektarbeit und Dokumentation als Profil speichern und den Tag mit einem Klick buchen. Die gesetzliche Pause setzt Taktavo passend ein.
Zeiten nachtragen
Bei Vertrauensarbeitszeit Woche oder Monat in einem Schwung nachtragen. Urlaub, Feiertage und erfasste Tage bleiben frei, eine Vorschau zeigt alles vorher. Nur mit eigenem Recht.
Zeitkonto
Soll, Ist und Saldo je Monat und Jahr – berechnet, nicht gebucht. Ein nachträglich genehmigter Urlaub wirkt sofort; Korrekturen stehen mit Begründung im Journal.
Abwesenheiten zählen mit
Feiertage, Schließtage und genehmigte Abwesenheiten senken das Soll von selbst, halbe Tage anteilig. Niemand trägt Urlaub als Arbeitszeit ein.
Arbeitszeitgesetz im Blick
Fehlende Pausen, zu lange Tage, zu kurze Ruhezeit und Arbeit an Sonn- und Feiertagen werden angezeigt. Grenzen je Mandant einstellbar, Pausen auf Wunsch automatisch abgezogen.
Monatsabschluss
Mitarbeitende reichen den Monat ein, Vorgesetzte genehmigen ihn über den Freigabe-Workflow. Danach sind die Werte festgeschrieben; Wiedereröffnen geht nur mit Begründung.
Teamübersicht mit Ampel
Soll, Ist und Saldo des Teams für Woche oder Monat. Gelb und Rot zeigen, wer deutlich zu wenig oder zu viel arbeitet – die Schwellen legen Sie fest.
Vergessene Stempel
Läuft ein Stempel ungewöhnlich lange, erinnert Taktavo daran und fragt beim Ausstempeln nach dem tatsächlichen Ende. Die Anzeige springt nicht auf „+50 Stunden“.
Zeitkategorien
Arbeit, Homeoffice, Dienstreise, Weiterbildung – oder eigene Kategorien mit Farbe. Je Kategorie legen Sie fest, ob sie als Arbeitszeit zählt.
Berichte und Druck
Zeitkonten aller Mitarbeitenden als CSV oder Excel, die Monatsübersicht je Person als Druckansicht mit Unterschriftszeile, dazu die Projektzeiten für jeden Zeitraum.
Arbeitszeit erfassen ist Pflicht
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – auch bei Vertrauensarbeitszeit. Mit Stempeluhr, Tagesprofilen und dem Assistenten zum Nachtragen kostet das im Alltag nur Sekunden.
Ablauf
So läuft ein Monat.
Erfasst wird laufend, geprüft wird nebenbei – und am Monatsende steht ein genehmigter, festgeschriebener Saldo.
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Erfassen
Stempeln, im Raster eintragen oder per Tagesprofil buchen – jeden Tag oder gesammelt am Ende der Woche.
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Prüfen
Taktavo vergleicht mit dem Soll und weist auf Pausen, Ruhezeit und Höchstarbeitszeit hin.
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Einreichen
Ist der Monat vorbei, reichen Mitarbeitende ihn ein – Hinweise und Notizen sehen die Genehmigenden gleich mit.
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Abschließen
Nach der Genehmigung sind Soll, Ist und Saldo festgeschrieben. Der Saldo läuft im nächsten Monat weiter.
Zusammenspiel
Die Zeiterfassung kennt den Rest.
Weil Abwesenheiten, Zeiten und Dienste in einem System liegen, muss niemand Werte von einer Liste in die nächste übertragen.
AbwesenheitenZeiterfassung
Urlaub senkt das Soll
Genehmigter Urlaub, Krankheit und Schließtage mindern die Sollzeit des Tages. Wird ein Antrag storniert, gilt wieder das volle Soll – ohne Gegenbuchung.
EinsatzplanungZeiterfassung
Der Dienstplan als Soll
Auf Wunsch bestimmt der veröffentlichte Dienstplan die Sollzeit, und die Stempeluhr schlägt die Kategorie des heutigen Dienstes vor.
ZeiterfassungAbwesenheiten
Freizeitausgleich
Überstunden abbauen wie Urlaub: beantragen, genehmigen lassen – und der Saldo sinkt um das Soll des Tages.
Projektzeiten
Wie viel Zeit steckt in welchem Projekt?
Wer über den Tag für mehrere Kunden arbeitet, wählt an der Stempeluhr das Projekt und wechselt es mit einem Klick, ohne aus- und wieder einzustempeln. Der Bericht zeigt für jeden Zeitraum die Stunden je Kunde, Projekt, Person und Monat.
- Projekt wechseln: Der bisherige Abschnitt endet, der neue beginnt in derselben Minute.
- Nachträglich aufteilen: Einen Eintrag von 8 bis 17 Uhr auf mehrere Projekte verteilen, Saldo und Pausen bleiben gleich.
- Freiwillig oder Pflicht: Sie legen fest, ob Arbeitszeit ein Projekt braucht. Tagesprofile buchen die Projekte gleich mit.
- Bericht für jeden Zeitraum: Woche, Quartal oder frei gewählt, als CSV oder Excel für Ihr Rechnungsprogramm.
- Ohne Überwachung: Keine Ranglisten, keine Auslastungsquote je Person. Einzelne Personen sehen nur Berechtigte in ihrem Bereich.
Budgets, Projektverantwortliche und Tätigkeitsnachweis für Kunden: Projektsteuerung im größten Tarif.
Projektsteuerung · im größten Tarif
Projekte steuern, ohne Personen zu überwachen.
Für Organisationen, die Projekte gegenüber Kunden abrechnen: wer auf ein Projekt buchen darf, wann das Budget knapp wird und was der Kunde als Nachweis bekommt.
Freigaben je Team oder Person
Ein Projekt steht nur denen zur Auswahl, die darauf buchen sollen. Es zählt das Team am Tag des Eintrags, frühere Buchungen bleiben gültig.
Budget mit Hinweis
Stunden über die ganze Laufzeit. Bei 80 und bei 100 % geht je ein Hinweis an die Verantwortlichen. Gesperrt wird nichts.
Projektverantwortliche
Sehen unter „Meine Projekte“ die Stunden ihrer Projekte, auch ohne Zugriff auf alle Berichte. Andere Personen nur im eigenen Bereich einzeln.
Tätigkeitsnachweis
Datum, Person oder Kürzel, Dauer und Notiz je Eintrag – zum Drucken oder als Excel für den Kunden. Jeder Abruf wird protokolliert.
Import aus der Buchhaltung
Kunden und Projekte als CSV übernehmen. Die Vorschau zeigt, was neu ist und was sich ändert. Solange eine Zeile fehlerhaft ist, wird nichts gespeichert.
Projektwoche
Stunden je Projekt und Tag ins Raster tippen, ganz ohne Uhrzeiten – für alle, die nicht stempeln. Die Tagessumme stimmt mit der Woche überein.
Wie bei den Projektzeiten gibt es keine Ranglisten und keine Kennzahl je Person. Notizen gehen nur in den Tätigkeitsnachweis – und das kündigt das Notizfeld beim Erfassen an.
Einblick
Ein Blick in die Zeiterfassung.
Für Mitarbeitende, Vorgesetzte und die Personalabteilung – hell oder dunkel.
FAQ
Fragen zur Zeiterfassung.
Allgemeine Fragen zu Betrieb, Einführung und Anbindung stehen auf der Startseite.
Muss jede Person an der Zeiterfassung teilnehmen?
Nein. Das Modul schalten Sie je Mandant ein, die Teilnahme legen Sie je Mitarbeiter im Arbeitszeitprofil fest – zusammen mit den Wochenstunden und ihrer Verteilung auf die Tage. Ändert sich das Profil, gilt ab dem Stichtag das neue.
Geht es auch ohne Stempeluhr?
Ja. Zeiten lassen sich von–bis oder als Dauer eintragen, per Tagesprofil buchen oder – mit dem passenden Recht – für Woche oder Monat gesammelt nachtragen. Die Stempeluhr ist ein Angebot, keine Pflicht.
Wie geht Taktavo mit Pausen um?
Pausen sind die Lücken zwischen Einträgen. Liegt die Arbeit über sechs Stunden ohne 30 Minuten Pause oder über neun Stunden ohne 45 Minuten, erscheint ein Hinweis. Auf Wunsch zieht Taktavo die fehlende Pause automatisch vom Ist ab. Tagesprofile und der Assistent zum Nachtragen setzen die Pause von selbst.
Blockieren die Prüfungen das Erfassen?
Nein. Die Hinweise zum Arbeitszeitgesetz informieren, sie sperren nichts. Mitarbeitende sehen sie am Tag, Vorgesetzte noch einmal beim Monatsabschluss.
Was passiert, wenn jemand vergisst auszustempeln?
Nach einer einstellbaren Zeit – standardmäßig zwölf Stunden – gilt der Stempel als vergessen. Taktavo erinnert die Person einmal, deckelt die Anzeige und fragt beim Ausstempeln, bis wann tatsächlich gearbeitet wurde. Spätere Einträge lassen sich trotzdem erfassen.
Wer sieht meine Zeiten und Notizen?
Sie selbst, Ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung im Rahmen ihrer Rechte. Notizen erscheinen in der Monatsansicht und beim Monatsabschluss, aber in keinem Export – mit einer Ausnahme: dem Tätigkeitsnachweis eines Projekts für den Kunden. Das kündigt das Notizfeld beim Erfassen an.
Was gehört zur Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung ist im größten Tarif enthalten: Freigaben je Team oder Person, Budgets mit Hinweisen bei 80 und 100 %, Projektverantwortliche mit eigener Auswertung, der Tätigkeitsnachweis für Kunden, der Import von Kunden und Projekten und die Projektwoche zum Eintragen ohne Uhrzeiten. Projekte erfassen und auswerten können Sie in jedem Tarif mit Zeiterfassung.
Lässt sich ein Saldo aus dem bisherigen System übernehmen?
Ja. Je Mandant legen Sie fest, ab welchem Tag das Zeitkonto zählt. Den Stand zu diesem Tag bucht die Personalabteilung als Korrektur mit Begründung, etwa „Übertrag aus Altsystem“.
Weitere Module
Zusammen noch stärker.
Grundmodul
Abwesenheiten
Urlaubsanträge, mehrstufige Freigaben und Urlaubskonten – die Grundlage, auf der die Zeiterfassung ihr Soll berechnet.
Mehr zu Abwesenheiten
Zuschaltbar
Einsatzplanung
Dienste nach Bedarf planen – mit Stunden und voraussichtlichem Saldo je Person direkt im Board.
Mehr zur EinsatzplanungSehen Sie die Zeiterfassung in Aktion.
In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen Stempeluhr, Zeitkonto und Monatsabschluss mit Ihren Arbeitszeitmodellen.